Přečetl jsem si článek Go paperless aneb Konec papírů a zasnil se o své dávné idee kompletního přechodu do digitálna. Zkoušel jsem to mockrát, ale většinou jsem se u řady věcí pokorně vrátil, například k papírovému kalendáři, co nosím po kapsách. Nicméně každý má nárok na svou Cestu tam a zase zpět, trocha experimentů je zdravá. Nicméně mi to připomnělo organizační šlágr, na který já nedám dopustit a podělím se o něj i s vámi.
Metodu (interně jí zvu Ropná věž) jsem odhalil kdysi dávno, někdy v roce 1999 - a dobře tak. Tehdy jsme se ve firmě pokoušeli poněkud civilizovat bordel, který vznikl v obchodním oddělení. Obchodníci byli nekontrolovatelní, nevýkonní, výsledky mizerné. Prošel jsem tehdy všechny možné chytré software jako tehdy Symantec Act! a další a další, byl jsem ochoten obchodníkům nakoupit Palmy, aby se synchronizovali, updatovali, informovali.
Naštěstí jsem se s celým problémem záhy svěřil kamarádovi. Je to arab, žije v SAE a jeho rodina tam má prý dvě tisíciletí obchod s ropou. Což je kec, s ropou obchodují poslední tři století, před tím jeli hlavně v kadidle a ostatcích, ale to je vedlejší. Kamarád dodnes nemá chytrotelefon, ani tehdy neslul příchylností k moderní technice a tak jsem se ho zeptal, jak věc řeší on. Nepřikládal jsem tomu velký význam, očekával jsem, že si dělá vrypy na velblouda nebo že nosí uši úplatných obchodních ředitelů na opasku, prostě běžné rasové stereotypy.
A on mi prozradil, jakým způsobem managementu kanceláře se stala jejich firma úspěšnou. Jejich knowhow mě oslovilo a implementovali jsme ho vlastně vždycky, když se to hodilo (i tam, kde ne, co se s tím budem babrat).
Základem je krabice pro každý den v týdnu a listy papíru formátu A4. Na list papíru se napíše jméno klienta a co se s klientem má udělat. Kontaktovat ho s úvodní nabídkou. A kdo to udělá. Dotyčnému se papír strčí, on klienta kontaktuje a na papír napíše, co se s klientem domluvilo: zpracovat a poslat nabídku do středy. Papír hodí náš obchodník do krabice s nápisem středa. Když se papír popíše, vezme se nový, napíše se na něj další číslo v pořadí a na ten starý se napíše, jaké je to nové číslo. Pak se starý založí a až budete hledat obchodní případy klienta, budete vědět, jak ty papíry za sebou jdou. Nebo, je-li obrat s klientem velký, má svůj vlastní zakládací šanon.
Ve středu ráno je krátká porada. Šéf vytáhne papíry z krabice Středa, pročítá je, rozděluje je, upřesňuje si s jednotlivými lidmi, co je potřeba, případně se přeptá, proč na nějakém papíru není záznam o nějaké činnosti. Pokud chce, může si papíry nechat večer dávat a roztřídí je do krabic sám, to kvůli dodatečné kontrole.
V čem je ta věc kouzelná? Za prvé tím, že jde o kvalitní CRM - vždycky vidíte, co se kterému klientovi slíbilo a kdo to slíbil. Stejně tak vizuálně kontrolujete, případně si zapisujete do sešitu jako kamarád, kolik papírů jste komu dali - tedy, jak maká. A případně vidíte, kdo se na dotaženém obchodním případu podílel. To je jedna příjemná věc.
Ta podle mě nejpříjemnější, je trvalý tlak na to, aby se věc někam doklepala. Jak zdůrazňoval Farih, když nejste v kontaktu s partnerem co týden, tak jde o nahodilý obchod a to je špatně. Takže krabice na týden stačí. Když je to výjimečný případ, jako dovolená klienta, stačí to na papír napsat a patřičný počet týdnů ho jen znovu ráno přehodit do stejné krabice. V každém případě vás to nutí netáhnout obchodní případy příliš dlouho, protože je to příliš vidět, nejpozději za týden se šéf zeptá, co že se to nehýbe a musíte mít odpověď. Jednoduchý systém, který vede ke kázni, dotahování obchodních případů a ve výsledku větší spokojenosti na všech stranách.
Když jsem si na tenhle systém vzpomněl, napsal jsem Farihovi, jestli už ho nevyměnili za nějakou digitální verzi. Já to kdysi zkusil a se zlou jsem se potázal. Farih odepsal dneska. Prý přišel na to, že mu nějací noví obchodníci ty papíry vyhazují, aby je nemuseli řešit. Hoši nevěděli, že má přehled o tom, kolik jich celkem je a že si to jednou za čas kontroluje. Ptám se ho, jak to vyřešil, očekával jsem, že vyměknul a pořídil si nějaký SAP nebo vůbec něco na úrovni doby. Odpověděl, že mám pravdu, že vsadil na moderní techniku.
Až v průhěhu další konverzace se ukázalo, že koupil papíry s nalepeným RFID a do dveří dal čtečku RFID, takže když se vynášejí odpaďáky s vyhozenými formuláři, rám řve. Následně řve i Farih.
Inu, tomu řikám rozumná implementace moderní techniky.
PS: Ano, vím, tenhle systém není dobře použitelný proti vysloveným flákačům a zlodějům, kteří se snaží vás přečůrat na každém kroku. Ale pro běžný obchodní tým nám posloužil vždycky dobře.
